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Selbstmanagement - so klappt's

Dein Berg an Arbeit gleicht mal wieder dem Mount Everest, der Tag hat aber nur 24 Stunden. Was nun? Dir fehlt die richtige Ausrüstung für deine Expedition: Selbstmanagement!

Was ist Selbstmanagement?

Beim Begriff Selbstmanagement denkst du an To-Do-Listen? Damit bist du nicht allein! Selbstmanagement ist jedoch mehr, als sich seiner Aufgaben bewusst zu sein und sie zu priorisieren. Es umfasst alle Kompetenzen, die gebraucht werden, um sich selbst zu führen und die eigenen Ziele zu erreichen. Dabei geht es nicht um das Abarbeiten von Tools und To-Do-Listen. Stattdessen beschäftigt man sich beim Selbstmanagement intensiv mit den großen Visionen und Zielen für das eigene Leben. Die gesteckten Ziele sollen über die passende Methodik im Alltag erreicht werden.

Warum ist Selbst- und Zeitmanagement wichtig?

Ein effektives Selbstmanagement hilft bei der (Aus-)Gestaltung eines selbstbestimmten Lebens. Dabei gibt es nicht das „perfekte“ Selbst- und Zeitmanagement. Es geht vielmehr darum, individuelle Vorgehensweisen zu finden und seinen ganz eigenen Stil herauszuarbeiten. Selbstmanagement ist ein lebenslanger Prozess, der stetig reflektiert, verändert und angepasst werden sollte.

Welche Methoden und Techniken des Selbstmanagements gibt es?

Selbstmanagement Methoden kann man grob in drei Bereiche gliedern: das „why“, das „how“ und das „what“.

„Why“ – eine Antwort auf das, was das eigene Leben lebenswert macht.

Beim „why?“ geht es darum, die eigenen Ziele und Visionen erst einmal herauszuarbeiten und kennenzulernen. Oft übernehmen wir Zukunftsbilder aus dem Bild unserer Eltern oder der Gesellschaft. Doch es ist wichtig zu wissen, was uns ganz persönlich antreibt, motiviert und so unsere ganz eigene Vision von unserem Leben zu entwickeln. Als Selbstmanagement Methoden können hier zum Beispiel die Insel der Erkenntnis oder das Konzept des Ikigai hilfreich sein. Diese helfen über den Moment hinaus zu blicken. Ikigai (ein Konzept aus der japanischen Kultur) beschäftigt sich mit Fragen wie: „Was liebe ich zu tun?“ „Was kann ich gut?“ „Was braucht die Gesellschaft und wie könnte mein Beitrag dazu aussehen?“ und „Wofür werde ich bezahlt?“. Daraus entsteht das Ikigai, eine Schnittmenge aus Berufung, Mission, Passion und Beruf und damit eine Antwort, was das eigene Leben lebenswert macht.

„How“ – Sinnvolle Ziele für ein erfülltes Leben setzen.

Kenne ich meine Ressourcen und Ziele, kann der zweite Schritt erfolgen. Dieser nimmt das „how?“, das Wie in den Blick. Wie setze ich mir sinnvoll Ziele? Eine sehr bekannte Selbstmanagement Methode ist hier die SMART-Zieldefinition. Das Akronym hilft Ziele gut zu formulieren. S steht dabei für spezifisch, M für messbar, A für attraktiv, R für realistisch, T für terminiert. Anstatt zu sagen „Ich will erfolgreich studieren.“ würde eine Smarte Zieldefinition z.B. lauten: „Bis zum 30.11. habe ich das Modul „Selbstmanagement“ mit der Note 2,0 abgeschlossen.“ Daraus ergeben sich dann wiederum kleine Aufgaben, die das schwammige Ziel „erfolgreich Studieren“ in kleinere Unterziele unterteilt und strukturiert. Probiere es doch gleich jetzt einmal aus! Was ist ein Ziel, das du vor dir hast und das du in ein Smartes Ziel überführen kannst?

„What“ – Große und kleine Aufgaben strukturiert angehen.

Erst der dritte Schritt beschäftigt sich dann mit dem „what?“, also mit der konkreten Aufgabe, die sich aus Schritt eins und zwei ableitet. Häufig wird der Fehler gemacht, sich bei Selbstmanagement nur auf den dritten Schritt zu konzentrieren. Aber erst wenn ich das große Ganze im Blick habe, wenn ich mir deutlich gemacht habe, warum ich ein bestimmtes Ziel verfolge und wie das mit meiner Vision vom eigenen Leben zusammenhängt, ergeben die kleinen Teilaufgaben, die To-Do-Listen und Zeitplanung und -management Sinn.

Über die Autorin

Lea-Anna Hurler ist seit Februar 2020 die Ansprechpartnerin für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit an der SRH Fernhochschule – The Mobile University. Als Kauffrau für Marketingkommunikation bringt sie aus der IT-Branche außerdem Erfahrung mit agilen Methoden und New Work mit. Ihre Begeisterung für Texte und die vielfältigen Themen der Fernhochschule haben sich gesucht und gefunden.

Was ist Zeitmanagement?

Oft werden Selbst- und Zeitmanagement synonym verwendet. Zeitmanagement ist jedoch ein Teil des Selbstmanagements. Es unterstützt dabei, die zur Verfügung stehende Zeit so zu nutzen, dass persönliche und berufliche Ziele erreicht werden. Erst einmal heißt das: selbst analysieren, für welche Aktivität wie viel Zeit und Energie aufgewendet wird. Danach erfolgt die Zeit- und Ablaufplanung, welche auch Ausgleichszeiten beinhaltet.

Welche Apps und Tools gibt es für das Selbstmanagement?

Es gibt zahlreiche Apps und Tools, die einem vor allem beim Zeitmanagement unterstützen. Klassische Tools sind zum Beispiel Wochen- und Tagespläne. Auch das Kennen der eigenen Lernkurve kann so ein Tool sein, damit ich weiß, wann ich besonders leistungsfähig bin und wie ich meine Aufgaben am besten über den Tag verteile. Ein anders Tool, was hilft, die eigenen Prioritäten zu setzen, ist das Eisenhower-Prinzip. Ein Problem, das Viele kennen, ist die Ablenkung durch Smartphones und Social Media. Hier kann mittels Apps zum einen das eigenen Nutzungsverhalten getrackt werden (z.B. Apple Screen Time oder Google Digital Balance). Zum anderen helfen Konzentrations-Apps wie Forest, RescueTime oder Serene die Mediennutzung zu reduzieren.

Das Eisenhower-Prinzip hilft, Prioritäten zu setzen, indem man Aufgaben nach Wichtigkeit (wichtig vs. nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend vs. nicht dringend) in vier Kategorien (A-, B-C- und D-Aufgaben) einteilt.

A-Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie zahlen unmittelbar auf die eigene Zielerreichung ein und sollten schnellstmöglich und persönlich erledigt werden.
B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Sie helfen bei der Zielerreichung, müssen aber nicht sofort bearbeitet werden und können daher auf einen späteren Termin verschoben werden.
C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Falls möglich, sollten sie delegiert oder automatisiert werden.
D-Aufgaben sind nicht wichtig und nicht dringend. Sie lenken von den richtigen Aufgaben ab und sind Zeitdiebe. Je nach Kontext sollen Aufgaben der Kategorie D delegiert, nach hinten terminiert oder eliminiert werden.

Beispiel
Auf der to-do Liste von Svenja stehen heute: ein neues Outfit einkaufen und im Anschluss gleich noch den Schrank ausmisten, die Hausarbeit in Sozialpsychologie muss bis morgen abgeben sein, sich um ein Praktikum in ihrem Wunschunternehmen im nächsten Halbjahr kümmern.

Wie würdest du das angehen? Ist es nicht verlockend, nach dem die Hausarbeit abgegeben wurde als Belohnung in die Stadt shoppen zu gehen und danach gleich noch den Schrank auszumisten, damit das abgeschlossen ist? Dabei findet Svenja die alte Erinnerungskiste ganz rechts unten und die folgenden Stunden schwelgt sie in vergangenen Zeiten. Am Abend ist sie unzufrieden, da die Bewerbung heute doch nichts mehr geworden ist. Aber dafür ist ja morgen auch noch Zeit... 

Das Planen mit dem Eisenhower-Prinzip würde die Priorisierung klarer machen: Die Hausarbeit wäre eindeutig eine Aufgabe der Kategorie A (wichtig und dringend), das Praktikum gehört in die Kategorie B. Die Bewerbung hat zwar noch Zeit, gleichzeitig ist sie aber auch ein wichtiger Schritt für ein größeres Ziel. Das Outfit für das Wochenende ist eine C-Aufgabe (dringend, aber nicht wichtig). Und der Kleiderschrank, der kann in der Kategorie D noch etwas warten. Meistens machen wir noch die Aufgaben der Kategorie A, gefolgt von den C-Aufgaben. Und dann braucht es ja auch noch etwas Erholung, worunter wir häufig die D-Aufgaben bezeichnen. Was auf der Strecke bleibt, sind die B-Aufgaben, da sie uns keinen Druck machen. Sie sind aber notwendig zum erreichen gesetzter Ziele und sollten daher gebührend und zur rechten Zeit (nicht erst kurz vor knapp und dann mit mangelnder Qualität!) beachtet werden.

Wie viel (Bildschirm-)Zeit verbringe ich eigentlich mit meinem Smartphone, Tablet oder Laptop? Die Antwort auf diese Frage geben Apps wie Apple Screen Time oder Google Digital Balance. So weiß man täglich und wöchentlich, wie viel Zeit man mit welchen Apps, durchschnittlich und insgesamt vor dem Bildschirm verbracht hat. Man kann individuelle Zeitlimits für Apps festlegen, Auszeiten festlegen und vieles mehr.

In der Konzentrations-App Forest pflanzt man seine eigenen virtuellen Bäume, indem man sich die selbst festgelegte Zeit z.B. 25 Minuten fokussiert und nicht ablenken lässt. Wenn man in diesem Zeitraum Apps benutzt, die nicht auf die persönliche Whitelist gesetzt wurden, z.B. GoodNotes oder Microsoft Word, stirbt der jeweilige Baum. So wird der eigene virtuelle Wald im Idealfall immer größer.

Welche Literatur gibt es im Bereich Selbstmanagement?

Unser Blogbeitrag hat dein Interesse am Thema Selbstmanagement erst so richtig geweckt? Zu Selbstmanagement gibt es eine Menge Literatur – am besten, du stattest der Bibliothek in deiner Nähe einen Besuch ab. Für alle Studierenden empfiehlt sich das Buch „Selbstmanagement im Studium“ von Tobias Seidl und Sarah Seidl. Für Studierende der SRH Fernhochschule ist dieses über die Springer Link Online-Bibliothek kostenfrei verfügbar!

Muss ich ein Seminar besuchen, um Selbstmanagement zu lernen?

Um Selbstmanagement zu lernen, muss es kein Seminar sein. Mit der eigenen Beschäftigung mit dem Thema und der richtigen Literatur kann man schon weit kommen. Studierende an der SRH Fernhochschule haben Selbstmanagement als Modul im Studium, welches mit einer Einsendeaufgabe als Prüfung abgeschlossen wird.

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